一.檔案收集與整理:負責總經辦各類文件、合同、會議記錄、決議等資料的收集、分類、編號及裝訂工作,確保檔案收集的完整性與及時性;嚴格按照檔案管理規范,對收集到的檔案進行系統整理,編制檔案目錄及索引,方便后續查詢與使用。
二.檔案存儲與保管:建立并維護檔案存儲體系,妥善管理紙質檔案與電子檔案,確保檔案存儲環境符合安全、防潮、防火、防蟲等要求;定期對檔案進行清查、核對,及時發現并處理檔案損壞、缺失等問題,保障檔案的安全性和完整性。
三.檔案借閱與利用:根據總經辦及其他部門需求,提供檔案查閱、復印、掃描等服務,協助相關人員高效利用檔案資源,同時做好檔案利用記錄與反饋。
四.檔案信息化管理:推進檔案信息化建設,將紙質檔案轉化為電子檔案,建立電子檔案數據庫;熟練運用檔案管理軟件,實現檔案的信息化檢索、統計與分析,提高檔案管理工作效率和信息化水平。
五.保密與安全管理:嚴格遵守保密制度,確保檔案信息的安全性和保密性,防止檔案信息泄露;采取必要的安全措施,防范檔案管理過程中的各類風險,如網絡攻擊、數據丟失等,保障檔案管理系統的穩定運行。
六.其他工作:協助總經辦完成其他與檔案管理相關的工作任務,如檔案管理規章制度的修訂與完善、檔案管理培訓與宣傳等;積極配合公司其他部門的工作,提供必要的檔案支持與服務。
任職要求:
- 教育背景:檔案學、信息管理與信息系統、文秘等相關專業大專及以上學歷,具備扎實的檔案管理專業知識。?
- 工作經驗:具有 1 - 3 年檔案管理工作經驗,熟悉檔案管理的全流程操作;有在企業總經辦或行政部門從事檔案管理工作經驗者優先。?
- 專業技能:熟練掌握檔案分類、編目、檢索等專業技能,熟悉檔案管理相關法律法規和標準規范;能夠熟練使用辦公軟件(如 Word、Excel、PPT 等)及檔案管理軟件,具備一定的電子檔案管理和信息化處理能力。?
- 職業素養:工作認真細致,具有較強的責任心和耐心,能夠保證檔案管理工作的準確性和規范性;具備良好的保密意識,嚴格,能夠保證檔案管理工作的準確性和規范性;具備良好的保密意識,嚴格遵守保密制度,確保檔案信息安全;具有較強的溝通協調能力和團隊合作精神,能夠與公司各部門有效溝通協作,共同完成檔案管理工作任務。?
- 其他要求:身體健康,能夠適應檔案管理工作的需要;具有較強的學習能力和應變能力,能夠不斷學習新知識、新技能,適應檔案管理工作的發展變化。