一、主要職責:
1.文檔管理與歸檔
負責收集、整理、歸檔工程項目相關的所有文件,包括但不限于設計圖紙、合同、報告、會議紀要、變更
通知等。
建立和維護電子及紙質文檔管理系統,確保文檔的安全、完整和易于檢索定期對文檔進行備份,防止數據丟失。
2.信息傳遞與溝通
協助項目經理進行內外部溝通,包括與業主、設計單位、施工單位、監理單位等的信息傳遞。
準備和分發會議紀要、工作聯系單、通知等文件,確保信息準確無誤地傳達給相關人員。
跟蹤并反饋各方對信息的響應情況,及時解決溝通中出現的問題。
3.進度跟蹤與報告
協助項目經理監控項目進度,定期收集和分析工程進度數據
編制項目進度報告,包括進度完成情況、存在的問題、建議的解決方案等,,供管理層決策參考,跟蹤項目中的關鍵里程碑,及時提醒團隊成員注意即將到來的截止日期。
4.日常行政事務
負責安排會議室、準備會議材料、記錄會議內容等會議相關工作。處理工程項目的日常行政事務,如辦公用品采購、設備維護、來訪接待等協助組織項目團隊的活動,增強團隊凝聚力。
二、技能要求:
具備良好的文檔管理和信息處理能力。
熟練掌握辦公軟件(如Word、Exce1、PPT等)和基本的文檔管理軟件。
優秀的溝通能力和團隊合作精神,能夠與不同背景的人有效溝通。
注重細節,有較強的責任心和時間管理能力。
具備一定的工程項目知識,了解工程項目的基本流程和規范。